FGTS Digital: Tudo o que você precisa saber sobre o novo sistema

No cenário de transformação digital, uma mudança impactante surge no horizonte empresarial brasileiro. O FGTS Digital, um inovador sistema de recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), está prestes a revolucionar a forma como empregadores gerenciam suas obrigações. Para que se evite impactos no ambiente de produção do eSocial a data de início dos testes do FGTS foi alterada para o dia 19 de agosto.

Nesse sentido houve uma divisão entre os empregadores para permitir uma entrada por grupos do eSocial. Com isso, empregadores do grupo 1 poderão realizar testes a partir desta data. Assim, para os integrantes desse grupo, todas as informações transmitidas pelo eSocial serão compartilhadas com o FGTS Digital.

Já os grupos 2, 3 e 4 do eSocial tem como previsão para utilizar o sistema a partir do dia (16) de setembro. Data em que o eSocial irá compartilhar os eventos recebidos com o FGTS Digital. Entretanto, as empresas desses grupos poderão acessar o ambiente digital antecipadamente para realizar o cadastro básico ou para antecipar o cadastramento de procurações, mas não conseguirão ver os débitos declarados no eSocial antes da data prevista.

Na “Produção Limitada” mais conhecida como ambiente de testes, o FGTS Digital vai receber as bases de cálculo reais transmitidas ao eSocial pelas empresas. Permitindo que guias sem valor legal sejam emitidas. Através disso, as empresas poderão comparar o resultado com as guias geradas pelo SEFIP/Conectividade Social, encontrar eventuais divergências além de realizar as correções necessárias.

Mesmo com o ambiente de Produção Limitada sendo um ambiente direcionado para testes. O cadastro que for realizado pelo empregador no Portal do FGTS Digital utilizará as credenciais seguras do Portal Gov.br e já se tornará válido para quando o FGTS Digital estiver efetivamente implantado. E ainda, para a realização de procedimentos as procurações também cadastradas nesse ambiente serão definitivas, já terão valor jurídico e produzirão todos os efeitos não sendo necessário repetir a operação após a entrada em operação efetiva.

O ambiente de testes da Produção Limitada será desligado em novembro deste ano, para que haja a preparação do sistema para entrada em produção real. Com o efetivo recolhimento a partir de janeiro/2024. Em novembro e dezembro de 2023, será disponibilizado um novo ambiente para testes das empresas. Vale ressaltar que durante o período de testes, os empregadores devem continuar cumprindo suas obrigações por meio do Conectividade Social (sistema CAIXA).

Confira mais detalhes sobre o FGTS Digital

Consiste em um conjunto de sistemas informatizados que se disponibiliza gerenciar os diversos processos relacionados ao cumprimento da obrigação de recolhimento do FGTS. É uma solução tecnológica que busca facilitar o cumprimento dessa obrigação pelos empregadores e assegurar que os valores devidos aos trabalhadores sejam efetivamente depositados em suas contas vinculadas.

Os empregadores poderão emitir guias rápidas e personalizadas. Consultar extratos, solicitar compensação ou restituição de valores, contratar parcelamentos, tudo de forma simples e ágil.

Adaptação e fase de testes (Produção Limitada) – Em janeiro de 2024, antes da implantação do FGTS Digital os empregadores que estão obrigados a recolher o FGTS terão à sua disposição, por um determinado período, um ambiente de produção, denominado ambiente de Produção Limitada, onde poderão realizar testes e simular procedimentos.

O ambiente de Produção Limitada utilizará os dados reais do eSocial apresentados pelos empregadores e permitirá a simulação de diversas situações relacionadas ao recolhimento do FGTS como a geração e o pagamento de guias de recolhimento. A contratação de parcelamentos, a geração de procurações eletrônicas e a consulta a extratos do empregador.

Os empregadores que fazem parte do GRUPO 01 do eSocial poderão acessar o ambiente de Produção Limitada para testes no período de 19/08/2023 a 10/11/2023. Já para os empregadores que fazem parte dos demais grupos do eSocial (GRUPOS 02, 03 e 04). A previsão é de que o ambiente de Produção Limitada seja disponibilizado para testes no período de 16/09/2023 a 10/11/2023.

Mudanças realizadas através da nova sistemática de cumprimento da obrigação de recolhimento:

Alteração na data de vencimento – Com a edição da Lei nº 14.438/2022 ficou confirmada a alteração do prazo de recolhimento do FGTS mensal para até o vigésimo dia do mês seguinte ao da competência. Atenção: esta alteração legislativa produzirá efeitos apenas para os fatos geradores ocorridos a partir da data de início da operação efetiva do FGTS Digital. Os empregadores devem ficar atentos ao momento em que essa mudança vai ocorrer e devem adaptar seus processos, rotinas e sistemas à nova data de vencimento.
Competências anteriores – Outro ponto de atenção é que, para os fatos geradores de FGTS que ocorreram antes da efetiva implantação do FGTS Digital, na competência JANEIRO/2024, os empregadores devem cumprir suas obrigações utilizando o sistema Conectividade Social (CAIXA). Assim como já fazem hoje. Portanto, haverá um ponto de corte: os valores devidos de competências anteriores à implementação do digital devem ser recolhidos pelo sistema conectividade da CAIXA (via SEFIP) e os posteriores deverão ser recolhidos via FGTS Digital.
Recolhimento via PIX – Com a operacionalização do digital, o recolhimento dos valores devidos ao Fundo será feito exclusivamente através do PIX. Os boletos gerados terão um QR Code para leitura e pagamento direto no aplicativo ou site da instituição financeira do empregador. Assim, as empresas devem estar com seus sistemas bancários preparados para utilização desse canal. Inclusive no que diz respeito aos limites de pagamento.
eSocial como fonte de dados – Será alimentado de modo praticamente simultâneo pelas informações transmitidas ao ambiente do eSocial e o valor devido de FGTS vai ser gerado com base nas informações prestadas pelos empregadores no sistema de escrituração eSocial. Portanto, é preciso atentar para as informações que impactam na base de cálculo e para as que caracterizam o vínculo do trabalhador. Dados de lotação, tipos de débito (mensal ou rescisório), eventos de remuneração (rubricas que incidem FGTS), etc.
Base de cálculo da indenização compensatória – Apenas a base de cálculo da indenização compensatória do FGTS (multa de 40% ou 20%) será informada diretamente no sistema FGTS Digital.
Impactos na geração do Certificado de Regularidade – A partir do início de operação o não recolhimento dos valores devidos no prazo do vencimento poderá gerar impacto imediato na emissão da CRF. Assim, é importante que o empregador fique atento e cumpra sua obrigação de recolhimento de FGTS no prazo. Para evitar que isso afete a sua regularidade junto ao Fundo.
MEI e Segurado Especial – Esses empregadores continuarão a recolher o FGTS juntamente com o DAE mensal gerado pelo eSocial. Apenas o FGTS Rescisório será recolhido pelo FGTS Digital, em substituição à GRRF gerada pelo Conectividade Social. Dessa forma, se o MEI ou o SE demitir um trabalhador por um motivo de desligamento que gere direito ao saque do FGTS, deverá registrar a rescisão no eSocial e acessar o FGTS Digital para gerar a guia com os valores de FGTS incidentes sobre o mês da rescisão. 13º proporcional, aviso prévio indenizado e a multa do FGTS (40% ou 20%). Além disso, no mês do desligamento esses empregadores ainda terão que emitir o DAE no eSocial para recolhimento da contribuição previdenciária (INSS).
Empregador Doméstico – Continuará recolhendo o FGTS mensal e rescisório utilizando a guia DAE gerada pelo eSocial. O empregador doméstico utilizará o FGTS Digital futuramente apenas para requerer parcelamentos de débitos do FGTS. Enquanto essa funcionalidade não é implementada, caso queira realizar um parcelamento, deve procurar os canais de atendimento da CAIXA.

Portal de acesso para mais informações

Para buscar mais informações sobre o FGTS Digital, a Secretaria da Inspeção do Trabalho disponibilizou o Portal do FGTS Digital (site oficial). Onde podem ser encontradas informações, notícias, orientações e manuais relacionados ao FGTS Digital.

E ainda, uma série de vídeos denominados FGTS Digital na Prática (tutoriais práticos com as principais funcionalidades do novo sistema). É possível também acessar informações a respeito do FGTS Digital por meio do canal do YouTube da ENIT – Escola Nacional da Inspeção do Trabalho (lives).