Como o uso do PDF pode otimizar sua produtividade no trabalho e em casa

No mundo moderno em que vivemos, as 24 horas do dia não parecem ser suficientes pra cumprirmos todos os compromissos do cotidiano. Isso é um problema, já que o equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal é de extrema importância. Do contrário, nós corremos grande risco de ter um burnout.

A melhor maneira de manter o ritmo acelerado sem prejuízos para a saúde física e psicológica é com pequenos “atalhos” no dia a dia, mudanças simples e que poupam tempo e esforço. A conversão e o uso de arquivos no formato PDF é um desses “macetes”, o qual vamos explorar em detalhes a seguir.

Qualquer documento de texto ou imagem pode ser convertido para o formato PDF, o que traz consigo inúmeros benefícios para o cotidiano pessoal e profissional. Abaixo nós separamos uma lista com as 5 principais situações em que tal formato de arquivo otimiza a sua produtividade no trabalho e em casa.

1 – Possui ferramentas de edição grátis na internet

Caso você receba um arquivo e precise converter PDF em Word, é indispensável que essa seja uma tarefa simples, certo? Do contrário, você terá em mãos um documento com o qual não consegue lidar, o que atrasa os trabalhos e impede que cumpra compromissos mesmo fora do ambiente profissional.

Felizmente, há ferramentas de edição gratuitas na internet, levando em conta a popularidade do PDF como formato. Além do caminho PDF para Word, você também tem a chance de converter de Word para PDF, de imagem para PDF (e vice-versa) e até mesmo de apresentação de PowerPoint para PDF.

2 – É compatível com os mais diferentes dispositivos

Suponhamos que você envie um e-mail urgente com um documento anexado, mas, ao tentar abrir, o destinatário percebe que não possui um plugin específico. Essa é uma situação comum, já que o elevado número de dispositivos eletrônicos significa que nem todos estão atualizados e compatíveis.

O PDF é um dos formatos “universais”, capaz de ser aberto em computadores de mesa (desktops), laptops, smartphones, tablets e outros dispositivos eletrônicos inteligentes. Ter a certeza de que a pessoa que recebeu o e-mail vai conseguir abrir o arquivo poupa tempo e energia no reenvio de dados.

3 – Possui um tamanho reduzido

Especialmente quando precisamos abrir arquivos em um dispositivo móvel, o tamanho faz toda a diferença. Para além do limite de dados móveis presente em muitos planos, há o fato de que quanto mais pesado for o documento, mais tempo irá demorar para ser carregado, baixado e compartilhado.

O PDF poupa tempo e otimiza a produtividade também nesse sentido, já que se trata de um formato que reduz o tamanho dos documentos sem que exista perda significativa de qualidade quando comparado a outros. Isso sem falar na possibilidade de comprimi-lo ainda com ferramentas externas.

4 – Agrega múltiplas mídias em um único formato

Um projeto normalmente não utiliza um único formato de mídia, mas múltiplos: entre texto, imagem, hiperlink e mais. O mais indicado, a partir disso, é encaixar tudo em único formato de arquivo, algo que o PDF domina. Imagens são mantidas com a mesma qualidade e links conseguem ser acessados.

Embora outros formatos, como o PowerPoint e o Word, também sejam capazes de agregar projetos multimídia, eles pecam em outros pontos, sob os quais o PDF tem vantagem: compatibilidade extensa, um tamanho reduzido e a possibilidade de editar os documentos pela internet por quaisquer usuários.

5 – Pode ser protegido por senha e assinatura digital

Dentre todos os elementos do PDF que beneficiam usuários, aqueles relacionados à segurança estão entre os menos discutidos. Podemos destacar duas características nesse sentido: a proteção contra a abertura indevida com uso de senha e a possibilidade de fazer uma assinatura digital com segurança.

Esses recursos dispensam a utilização de ferramentas adicionais para garantir que as informações do documento sejam protegidas, o que, mais uma vez, otimiza a produtividade em casa e no trabalho. E o melhor? As duas coisas são facilmente executadas, mesmo para quem não tem experiência na área. A conversão de arquivos de Word para PDF (e vice-versa, caso seja necessário) é muito simples e pode ser feita online, de acordo com as necessidades e a rotina de cada pessoa. O mais importante é estar sempre atento aos recursos que facilitam trabalhos exaustivos que não pedem o pensamento crítico.