Relatório de produtividade: o que é, quais suas principais vantagens e como montar o seu?

Não é nenhuma novidade que um dos maiores desafios enfrentados por uma organização, qualquer que seja o seu porte, é o de aumentar sua receita de vendas enquanto, concomitantemente, minimiza seus custos e otimiza o tempo investido em cada uma de suas ações. 

Não é à toa que esse desafio de fazer cada vez mais com menos, tem se tornado constante nas empresas. Manter essa conta de mais receita, menos custos e tempo otimizado funcionando é fundamental para que o negócio se mantenha firme no mercado.

E, é justamente por isso, que elaborar um bom relatório de produtividade é tão importante.

O relatório de produtividade nada mais é que um documento onde se registram dados de uma empresa dentro de um determinado período de tempo, para acompanhar sua performance. Seu objetivo é fazer uma análise comparativa das informações para, dessa maneira, aplicar as estratégias necessárias para o crescimento da companhia. 

Em posse desse relatório, é possível que o gestor identifique possíveis gaps que prejudicam o andamento do negócio e, a partir daí, tome decisões mais assertivas.

Gostou da ideia mas não sabe como colocar isso em prática? Aprenda como fazer um relatório de produtividade para a sua empresa! Continue a leitura até o final!

O que é um relatório de produtividade?

Antes de nos aprofundarmos no assunto, é preciso compreender, de fato, o que é um relatório de produtividade.

Como falamos anteriormente, ele nada mais é do que um documento onde se registra dados relativos ao desempenho de cada setor e atividade da empresa.

Ou seja, resumidamente, pode-se dizer que o relatório de produtividade se trata de uma ferramenta que tem como objetivo coletar informações acerca dos processos organizacionais internos, apresentando um panorama completo de resultados, com tudo o que deu certo ou não no período analisado.

É com esses dados em mãos que o gestor consegue tomar decisões mais assertivas e melhorar o desempenho da organização, já que ele tem uma visão macro do negócio.

Ao implementar essa estratégia, é possível maximizar a produção e a receita de vendas, reduzir os custos e otimizar o tempo de execução.

Relatório de produtividade: por que é tão importante para um negócio?

Com esse documento, é possível que o gestor mensure e acompanhe o desempenho da organização se baseando em dados reais e confiáveis, não em intuições e achismos.

Assim, a organização consegue antecipar a resolução de problemas e redirecionar suas estratégias, já que o relatório fornece aos gestores uma visão holística e atualizada do negócio. 

Além disso, um modelo de relatório de produtividade traz outros benefícios para a sua empresa, como:

• Favorece o estabelecimento de metas realistas;
• Auxilia no cumprimento de prazos;
• Otimiza a eficiência da organização;
• Possibilita tomadas de decisões mais racionais e eficazes;
• Reduz custos;
• Aumento da eficiência;
• Proporciona uma gestão atualizada e atenta a tudo o que acontece internamente.
• Identifica gargalos e elementos desalinhados dos processos internos. 

Como fazer um relatório de produtividade?

Agora que você já sabe o que é um relatório de produtividade e qual sua importância para o negócio, deve estar se perguntando como fazer o seu.

A seguir, confira características indispensáveis para que o seu relatório de produtividade cumpra bem seu objetivo:

1. Possuir metas definidas 

O primeiro passo é definir metas exatas sobre os departamentos e as equipes que serão analisadas. Sem esses objetivos específicos bem estabelecidos, é difícil alinhar expectativas e pensar em ações direcionadas para cada setor.

2. Ter métricas que estejam alinhadas com os objetivos do negócio 

Para acompanhar e avaliar o impacto dos processos operacionais internos e, a partir disso, implementar melhorias e estabelecer processos mais otimizados, é indispensável definir métricas para acessar os resultados reais do negócio e, assim, analisá-los e compará-los.

Para que essa estratégia seja eficiente, é importante que cada métrica esteja relacionada com o objetivo definido pela empresa. Ao definir essas métricas, obtêm-se parâmetros comparativos do que foi realizado pela companhia em termos de produtividade, o tempo investido e a quantos recursos foram utilizados. 

3. Sugerir as melhorias necessárias 

Utilizar essa estratégia que conta com um modelo de relatório de produtividade só faz sentido se ele trouxer avaliações assertivas que identifiquem gaps e falhas processuais e que contribuam, realmente, para a evolução dos processos internos da organização. 

Ou seja, depois de analisar todos os elementos disponíveis n o relatório, é crucial que o gestor estabeleça quais as melhorias que devam ser feitas e colocadas em prática.

Como um sistema automatizado pode ajudar sua empresa a se tornar mais produtiva?

Tecnologia e produtividade são conceitos que dão match. São uma dupla implacável para alavancar os resultados do seu negócio e melhorar o desempenho dos seus colaboradores – e, consequentemente, dos seus times.

No mercado atual  não faltam recursos para a automatização de processos internos focados no aumento da produtividade da empresa. Um bom exemplo disso é o Zendesk Support Suite, uma solução desenvolvida para otimizar o trabalho de seus agentes. 

Com essa ferramenta, você consegue automatizar vários processos e, em consequência disso, seu negócio tem diversos benefícios. Algumas das principais possibilidades que essa ferramenta agrega à sua organização são:

• Reunir conversas de diferentes canais em um único lugar, como chat, e-mail e telefone;
• Monitorar e priorizar cada interação do cliente;
• Ter um conhecimento profundo sobre o perfil de cada cliente;
• Consultar conversas e eventos anteriores.

O Zendesk Support Suite foi criado para oferecer uma experiência de atendimento completa e, por isso, é aberto e flexível, possibilitando que seu time conecte todas as suas fontes de dados para exibir um relatório completo de informações.

Além disso, ele foi projetado com padrões abertos de desenvolvimento, para ninguém precisar aprender uma nova linguagem de programação!

Agora que você já está por dentro do que é um relatório de produtividade e qual a sua importância para o negócio, chegou a hora de escolher o melhor sistema automatizado para a sua companhia e começar a colocar a mão na massa! Esperamos que esse artigo tenha te ajudado nesse processo!